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关于做好2019届毕业生档案材料整理工作的通知
日期:2019-06-04 15:50:00  发布人:法学院  浏览量:21

                                关于做好2019届毕业生档案材料整理工作的通知
各二级学院:
2019年我校共有119个班5065(本科4905、专科160)位同学毕业。届时,毕业生档案整理时间紧、任务重、工作繁杂。因学生档案为毕业生择业提供重要依据,便于用人单位较好地挑选人才,所以希望各二级学院及毕业班的辅导员要高度重视,抓紧时间把毕业生档案资料的准备工作提前做好,交学生处归档,以便在毕业生离校时,能够及时将学生的档案转到用人单位去。
现将整理毕业生档案资料的准备工作有关事项通知如下:
1、毕业生登记表:要求学生用黑色中性笔填写,贴好“新华图片社”照的相片(照片请辅导员于4月份到教务处学籍科1号办公楼318室领取)。根据国家教育部有关文件,自2019年1月1日起《高等学校毕业生登记表》进行了改版,对原登记表中不适宜的项目和内容进行调整。新版《毕业生登记表》增加了实习情况、毕业论文情况及就业情况,请各位辅导员指导毕业生如实填写。 辅导员(班主任)意见栏必须真实、准确、可靠地提供每位学生在大学期间德、智、体全面的情况,包括学习成绩、政治表现、是否学生干部和三好学生,爱好、特长、社会活动能力,受过何种奖励或处分情况等。对学生的评语,要恰如其分,用词要确切,语言力求简洁、明了。要求各位辅导员(班主任)在写毕业生评语时务必要先打草稿,交二级学院副书记审查后(每班找一位学生干部,字迹写得漂亮的学生帮忙)将评语抄到毕业生登记表中,事关湘南学院形象,字迹一定要端正,不能潦草马虎。
2、毕业生综合测评:首先由学生个人填写测评表,然后辅导员亲自参加和组织班干部进行在校学习期间的德、智、体成绩综合测评,排上名次,加分要明了,实事求是地反映学生在校德、智、体的表现情况。综合测评优秀的学生可作为评选优秀毕业生的条件之一。综合测评以班为单位,按学号(花名册)排序(用电子表格制作)以纸质文档形式上交一份;综合测评不及格者,不发毕业证。
     ①综合测评:不能将任何一学年的测评作为毕业生综合测评。
     毕业生的综合测评是计算在校2、3、4、5年德智体的情况。德育30分,一般的学生24分,荣誉分3分是指在校期间获得三好、优干、优团、优毕、优女大等荣誉称号,其中一项给1分,多的按每项加0.5分计算,满分为3分;学生干部3分是指在校期间连续任职,任职一年给1分,多年任职按每年加0.5分计算,满分为3分。
     ②智育成绩(60分):一是:各二级学院请教务秘书帮忙在教务处网上求个平均成绩,乘以50%得出的成绩,再加上实习的成绩占10%,最后得出了智育成绩分数。二是:每个学期的综合测评成绩(智育3、5、7、9学期)相加,求个平均成绩除以0.6得出平均成绩后,再乘以0.5得出的成绩加上实习成绩10%,最后得出了智育成绩分数。
     ③专升本同学的综合测评:凡是插班的专升本的同学不要跟4年制的同学一起排名,因为年限不一样。
     ④加分、减分:要按照学生手册规定执行。凡是受处分的学生要扣分,凡是获院级以上的奖励的学生要加分。加分:是几年的累计分数。加分和减分的项目,要与每学年度一致,不能乱加、减分,否则重做。省级优秀毕业生加十分。受处分的要扣分,留校察看扣8分,记过扣7分,严重警告扣6分,警告扣5分。综合测评总表要用电子表格打印,总表的成绩与个人的表成绩要求一致。加分、减分要与每年的年度测评分数一致,因年度测评表已进入档案,否则综合测评重做。
3、学习成绩单:要求各二级学院将每位毕业生在校学习期间的成绩打印后盖上二级学院(部)章,送教务处核查合格后盖上公章,全部交学生处存入学生档案,复印件、手抄的、有不及格的不可装入档案。
4、实习表:请各班收齐,按学号排列;先到二级学院盖章后到教务处盖章再交到学生处,装入学生档案。
5、体检表:请辅导员到医务所领取毕业生体检表,贴好相片发给每位同学,然后组织同学们参加毕业生体检,体检完后、医务所盖章,将体检表交学生处存入学生档案。
6、助学贷款:请辅导员认真检查贷款的同学是否办理了还款手续,与银行是否签了还款协议等事宜。
7、离校手续;为做好毕业生的离校工作,简化毕业生离校手续,确保毕业生安全、文明、便捷离校,学校从2014年起开始实施毕业生数字离校。数字离校网上审批程序:
(1)财务处审批:审核毕业生的缴欠相关费用情况,如不欠费即可在离校系统中财务处审批通过。
(2)后勤管理处审批:审核毕业生寝室财产情况,如可以退宿即可在离校系统中后勤管理处审批通过(并宿舍管理系统进行退宿操作)。
(3)图书馆审批:审核毕业生借还图书情况,如图书均归还即可在离校系统中图书馆审批通过。
(4)学生处学生资助中心:审核毕业生助学贷款情况,如已办理完成即可在离校系统中学生处审批通过。
(5)各二级学院:对以上四个部门审核通过且达到毕业条件的毕业生给予离校初审。
(6)教务处终审:在以上五个部门(二级学院)审批通过后,对毕业生进行毕业资格终审。如毕业生满足毕业条件,即可在离校系统中教务处审批通过,可打印离校通知单,发放毕业证(学位证)。
(7)待相关单位在规定时间内做好毕业生数字离校审批手续后,毕业生在网上只需要输入学号即可查询离校手续办理审批情况,若审批没有通过需到相关单位亲自办理有关事宜。、
8、各班组织毕业生照集体相,请交两张8寸大的集体相片给学生处和学校存档。
9、毕业生档案:毕业生档案7月份整理后,由学生处邮寄。暑假期间有学生值班办理毕业生档案传递。毕业生档案原则上邮寄到生源地、州市教育局,人力资源和社会保障局(不邮寄给本人和家长)或根据毕业生提供调档函单位。2019届毕业生应在寒假期间,联系档案接收单位,到当地人才交流中心或地、州市教育局、人力资源和社会保障局联系,每位毕业生认认真真填写学校发的[湘南学院2019届毕业生邮寄档案地址登记]表或者单位开具调档函,否则档案不会邮寄。2019届毕业生离校之前,每位毕业生必须填写好毕业生邮寄档案地址登记表并附上与档案有关的材料,如:协议书复印件等,办理好相关的调档手续。
(1)外省毕业生的档案:一是选择(当年的5月份)由学生本人写申请回生源地就业,交给招生就业处,到省教育厅办理回生源地报到证;二是已签就业协议书的,交招生就业处办理报到证(邮寄地址表中详细写明用人单位档案接收地址、部门、电话后交学生处寄档案)。
(2)本省毕业生档案:一是选择办理回生源地报到证;二是选择具有人事管理权的单位开具的调档函;三是已签就业协议书的,交招生就业处办理报到证(邮寄地址表中详细写明用人单位档案接收地址、部门、电话后交学生处寄档案);四是选择地州市人才交流中心开具的调档函。
(3)考研的学生调档案,凭录取学校调档函(邮寄地址表中详细写明录取学校接收档案地址、部门、电话)。
学生处按照报到证的白联左上角地址和开具的调档函或联系档案接收单位的地址,邮寄档案。(学生档案中缺任何资料的不给予邮寄,助学贷款未还暂缓邮寄)。所有的毕业生一个月后,要跟踪自己的档案去向,主动到学校官方网站查询。当年毕业的学生档案无特殊情况一律邮寄至相应的接收单位,如遇特殊情况不能按时邮寄的档案学校按国家有关规定予以保管两年。
所有的毕业生需要办理调档时,必须交毕业证复印件,毕业生邮寄地址表。所有的调档函要有邮编、详细地址、门牌号码、接收单位、接收人(部门)以及电话号码(毕业生档案从邮政快递EMS邮寄)。毕业生档案查询—学校官方网站首页—毕业校友—档案查询栏目中,输入学号、姓名,即可查到,栏目中有单位的和13位编号的,说明档案已走,直接可打11183查询档案去向情况;无单位的,档案在学校与学生处联系。
10、户口管理:到保卫处户籍室咨询,电话号码为0735—2653202。
11、师范类教师资格证:到教务处实习科咨询,电话号码为0735—2325111。
12、报到证:到招生就业处咨询,电话号码为0735—2653055。
13、毕业证和学位证:到教务处学籍科咨询,电话号码为0735—2653201。
请各二级学院及辅导员转告每位毕业生,在校时,将所有的手续办好,高高兴兴地离开学校。以上几项工作要求各二级学院认真完成,将资料用原袋装好于2019年5月初交学生处,并派学生到学生处盖章整理归档。
                                              学生处

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